COMO PREPARAR O SETOR DE RECURSOS HUMANOS PARA A REFORMA TRIBUTÁRIA

1.         Introdução

A aprovação da Emenda Constitucional nº 132/2023 e a publicação da Lei Complementar nº 214/2025 inauguraram a maior transformação do sistema tributário brasileiro desde a Constituição de 1988.

Muito se falou sobre a unificação de tributos sobre consumo, com a substituição de PIS, COFINS, ISS e ICMS pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), além da criação do Imposto Seletivo. Entretanto, um aspecto ainda pouco explorado merece destaque: os impactos da reforma tributária nas relações trabalhistas e na gestão de pessoas.

O setor de Recursos Humanos (RH) das empresas, historicamente voltado à administração de folha, benefícios e relações sindicais, passa a exercer um papel estratégico também na conformidade tributária. Isso ocorre porque a LC nº 214/2025 criou uma nova lógica para o tratamento de benefícios trabalhistas, vinculando seu aproveitamento tributário à formalização em Convenções Coletivas de Trabalho (CCTs) ou Acordos Coletivos (ACTs).

Esse novo cenário exige que empresas, independentemente do setor de atuação, repensem a forma como estruturam seus pacotes de benefícios e a sua relação com sindicatos. Mais do que nunca, o “negociado” não será apenas superior ao “legislado” (CLT, art. 611-A), mas também poderá significar economia tributária ou aumento de passivo fiscal.

2.         Benefícios trabalhistas e a nova lógica tributária

O ponto de partida é o artigo 57 da LC nº 214/2025, que trata da definição de bens e serviços de uso ou consumo pessoal. A regra geral é clara: bens e serviços concedidos a empregados, sócios, administradores ou seus familiares são considerados de uso pessoal e, portanto, não geram direito a crédito de IBS ou CBS.

Entretanto, a lei traz exceções relevantes, estabelecendo que determinados benefícios trabalhistas podem ser reconhecidos como insumos da atividade econômica quando concedidos em decorrência de acordo ou convenção coletiva de trabalho. Entre os exemplos expressamente previstos no §3º, inciso IV, do art. 57, destacam-se:

• Uniformes e fardamentos;

• Equipamentos de proteção individual (EPI);

• Alimentação e bebida não alcoólica fornecida no estabelecimento durante a jornada de trabalho;

• Serviços de saúde disponibilizados no estabelecimento;

• Creche para filhos de empregados;

• Planos de assistência à saúde e fornecimento de vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação;

• Benefícios educacionais para empregados e dependentes, desde que concedidos a todos, com possibilidade de diferenciação em favor de empregados de menor renda ou com maior núcleo familiar.

O que a lei determina, em suma, é que só haverá tratamento tributário favorável se o benefício estiver previsto em instrumento coletivo. Caso contrário, a despesa será considerada de uso pessoal e não gerará crédito.

Esse ponto representa uma verdadeira mudança de paradigma: benefícios que antes eram vistos apenas sob a ótica trabalhista agora passam a ter relevância tributária direta.

3.         A nova relevância das Convenções e Acordos Coletivos de Trabalho

O artigo 611-A da CLT já havia estabelecido a prevalência do negociado sobre o legislado em diversas matérias no bojo da Reforma Trabahista ocorrida em 2017, ressignificando o papel da negociação coletiva como instrumento de regulação das relações de trabalho.

A vincular o aproveitamento de créditos de IBS e CBS à formalização em CCT ou ACT, a Reforma Tributária dá um passo adiante, pois redefine os instrumentos coletivos como mecanismos de gestão tributária empresarial.

Isso significa que empresas que mantiverem uma postura passiva diante da negociação sindical poderão perder créditos relevantes, aumentar sua carga tributária e reduzir margens operacionais. Por outro lado, empresas que souberem estruturar estrategicamente seus benefícios em convenções coletivas poderão transformar custos trabalhistas em oportunidades de eficiência fiscal.

Essa é uma mudança que tende a fortalecer as negociações coletivas, pois elas passam a ser percebidas não apenas como obrigação legal, mas como elemento estratégico de competitividade.

4.         Implicações práticas para o RH

A entrada em vigor da Lei Complementar nº 214/2025 atribui ao RH uma função inédita: não apenas administrar a folha e benefícios, mas também garantir que a forma como esses benefícios são estruturados preserve a capacidade da empresa de gerar créditos de IBS e CBS.

Se antes a preocupação central era a conformidade trabalhista e o engajamento dos colaboradores, agora existe um elo direto com a saúde financeira da companhia. Uma política de benefícios mal desenhada ou mal formalizada pode significar perda imediata de créditos e aumento da carga tributária.

O primeiro passo para o RH é revisar suas políticas internas. É preciso identificar todos os benefícios concedidos — como planos de saúde, alimentação, transporte, creche, educação, uniformes e EPIs — e verificar se constam de Convenção Coletiva (CCT) ou Acordo Coletivo (ACT). Quando não estiverem, a recomendação é avaliar, em conjunto com o jurídico e a direção da empresa, se devem ser levados à negociação sindical para não perder o potencial de crédito tributário.

Além disso, é fundamental padronizar a documentação e registros. Cláusulas coletivas, atas de assembleias e aditivos precisam estar arquivados de forma organizada, para que em eventual fiscalização seja possível comprovar que o benefício foi concedido nos termos exigidos pela lei.

A criação de checklists internos é uma boa prática: nenhum novo benefício deve ser implementado sem análise prévia de seu impacto fiscal.

Outro ponto essencial é a capacitação da equipe de RH. A reforma tributária introduziu conceitos que, até então, não faziam parte da rotina desse departamento.

O RH precisa saber diferenciar com clareza o que gera crédito do que será considerado de uso pessoal e, portanto, sem efeito tributário. Por isso, treinamentos regulares devem abordar a tributação dos benefícios, o funcionamento da plataforma da Receita Federal e a integração dos dados enviados nas obrigações acessórias.

Essa nova lógica também exige uma atuação estratégica nas negociações sindicais. Em vez de enxergar o processo apenas como um custo ou obrigação legal, o RH deve compreendê-lo como uma oportunidade de proteger margens e até gerar vantagem competitiva.

Incluir em convenções coletivas benefícios que já são concedidos espontaneamente é um caminho inteligente para garantir sua elegibilidade ao crédito de IBS/CBS. Em alguns casos, pode até ser vantajoso ampliar ou reformular benefícios, desde que isso represente economia tributária real para a empresa.

Por fim, a interação entre RH, departamento fiscal e jurídico precisa ser permanente, não apenas para maximizar a obtenção dos créditos, mas também para evitar penalizações que comprometam o caixa da empresa.

Se o RH atuar isoladamente, concedendo ou mesmo apenas administrando benefícios sem a devida formalização coletiva, o resultado será a perda de créditos e a elevação do passivo tributário. Por outro lado, quando há integração entre áreas, os benefícios deixam de ser apenas uma despesa trabalhista para se tornarem um instrumento de proteção e até de ganho de competitividade.

5.         Oportunidades e riscos

A reforma tributária inaugurou uma nova forma de pensar a relação entre benefícios trabalhistas e carga tributária. O que antes era tratado quase exclusivamente como despesa de pessoal, agora passa a ser elemento estratégico de gestão tributária. O cerne da questão está no reconhecimento e na apropriação dos créditos de IBS e CBS que as empresas poderão obter a partir de determinados gastos.

Antes da reforma, o procedimento contábil era relativamente mais simples: as empresas apropriavam seus créditos de PIS e COFINS diretamente em seus registros internos, lançando-os na escrita fiscal e contábil, de modo a compensá-los contra débitos futuros. A fiscalização ocorria de forma posterior, em eventual auditoria da Receita Federal, cabendo à empresa apresentar documentos que comprovassem o direito ao crédito lançado. Havia, portanto, uma espécie de “presunção operacional”: o crédito era contabilizado, e só depois poderia ser glosado pela fiscalização, caso constatado algum vício.

O cenário pós-reforma, entretanto, é radicalmente diferente. A LC nº 214/2025 estabelece que os créditos de IBS e CBS só terão eficácia quando reconhecidos e registrados diretamente na plataforma unificada da Receita Federal, criada justamente para centralizar e padronizar a apuração dos novos tributos. Não basta mais que a empresa contabilize internamente o valor que entende devido; será o sistema que validará, em tempo real, a existência e a extensão desses créditos. Em outras palavras, a apuração passa a ser assistida pelo fisco, com menor margem para interpretações divergentes ou registros unilaterais.

Essa mudança eleva significativamente a responsabilidade dos departamentos de RH e fiscal.

Imagine, por exemplo, uma empresa que contrata um plano de saúde corporativo para 500 empregados, com custo mensal de R$ 200.000,00. Se esse benefício estiver formalizado em Convenção Coletiva de Trabalho, poderá ser considerado como gerador de créditos de IBS e CBS, permitindo uma compensação que pode facilmente superar dezenas de milhares de reais ao longo do ano, dependendo da alíquota aplicável. Mas se esse mesmo benefício não estiver previsto em convenção ou acordo coletivo, o sistema não reconhecerá sua aptidão para gerar crédito, e o valor integral da CBS e do IBS incidente sobre as operações da empresa será devido no período.

A consequência prática é direta e imediata: a falta de atenção a um requisito formal — como a ausência de previsão em instrumento coletivo — pode aumentar o tributo a pagar naquele mês, sem possibilidade de “corrigir” a posteriori, salvo mediante retificação e comprovação documental aceita pelo sistema. Diferente do modelo anterior, em que a empresa lançava o crédito e só depois se discutia a sua validade, agora a ausência de conformidade já impede que o crédito seja reconhecido no momento da apuração.

Essa dinâmica cria um ambiente de oportunidades e riscos. A oportunidade está no fato de que empresas que estruturarem adequadamente seus benefícios terão um retorno financeiro concreto, transformando custos trabalhistas em redução efetiva da carga tributária. Cada real gasto em benefícios tributados (como planos de saúde, alimentação e educação), se concedidos nos termos da LC nº 214/2025, e previstos em convenção coletiva, pode se converter em crédito de IBS/CBS. Assim, uma política de benefícios bem desenhada pode representar não apenas valorização do empregado, mas também economia tributária sustentável.

O risco, por sua vez, é duplo.

• Primeiro, o risco do ônus financeiro imediato: sem observância dos requisitos, o crédito não será reconhecido, e o valor a pagar será maior.

  
  

• Segundo, o risco da competitividade: empresas que não se organizarem perderão espaço para concorrentes que, ao estruturar corretamente suas políticas de RH e integrá-las à apuração tributária, conseguirão oferecer preços mais competitivos no mercado, sustentados por uma carga tributária efetiva menor.

Esse novo modelo também pressiona pela integração entre RH, jurídico e fiscal. Não basta mais que o RH administre benefícios e que o fiscal registre créditos: é necessário que ambos os departamentos atuem em sintonia, alimentando o sistema da Receita Federal com informações consistentes, alinhadas à legislação e respaldadas em documentos coletivos válidos. Caso contrário, a empresa não apenas deixa de aproveitar créditos, mas ainda corre o risco de autuações por tentativas de registro indevido.

Em síntese, a reforma tributária alterou a lógica da apropriação de créditos trabalhistas: antes, as empresas tinham liberdade de lançar créditos e discutir sua validade depois; agora, o sistema da Receita Federal funciona como uma barreira de entrada, só permitindo a compensação se todos os requisitos forem cumpridos de antemão. Isso desloca o eixo de atenção para a fase preventiva: a organização prévia de políticas de benefícios e sua formalização em convenções coletivas tornam-se condição indispensável para que o custo com pessoal não se converta em aumento da carga tributária.

6.         Impactos dos erros no cumprimento das obrigações fiscais trabalhistas

A nova sistemática de apuração do IBS e da CBS, validada em tempo real pela plataforma unificada da Receita Federal, torna a gestão correta das informações ainda mais crítica. Pequenos equívocos de preenchimento em declarações ou na escrituração fiscal podem resultar na perda imediata de créditos e, em alguns casos, na aplicação de penalidades severas.

O ponto central é que, uma vez não reconhecido pelo sistema, o crédito deixa de existir para fins de compensação, elevando o valor do tributo a recolher naquele mês. A falha pode decorrer de algo simples, como a ausência de comprovação de que determinado benefício estava previsto em convenção coletiva, ou de um erro formal em nota fiscal eletrônica.

Quando a Receita interpreta a utilização de crédito não respaldado em lei ou em documentação adequada como uso indevido de crédito inexistente, aplica-se a multa prevista no art. 74, § 17, da Lei nº 9.430/1996, equivalente a 50% do valor do crédito irregularmente utilizado.

O quadro pode ser ainda mais grave: se o fisco identificar dolo, fraude ou simulação, incide a multa de ofício qualificada, que após a alteração promovida pela Lei nº 14.689/2023 pode ser de 50% a 150% em caso de reincidência dentro do prazo de 2 anos (Lei nº 9.430/1996, art. 44, §1º, VI e VII).

Um exemplo prático ajuda a dimensionar o risco: uma empresa que registre como crédito tributário os gastos mensais de R$ 200.000,00 com plano de saúde, mas não consiga comprovar que o benefício está previsto em convenção coletiva, pode ser autuada.

Nesse caso, além de recolher o IBS e a CBS devidos, arcará com multa automática de R$ 100.000,00 (50% do crédito indevido, conforme art. 74, §17, da Lei nº 9.430/1996). Se a Receita entender que houve fraude, conluio ou simulação, a penalidade poderá chegar a R$ 200.000,00 (100% do débito, art. 44, §1º, VI). Em caso de reincidência dessas condutas dentro de dois anos, a multa pode alcançar R$300.000,00 (150% do débito, art. 44, §1º, VII), sem prejuízo dos juros de mora calculados pela taxa SELIC.

Para evitar esse tipo de cenário, a governança preventiva se torna indispensável. As empresas devem:

• Assegurar integração constante entre RH, fiscal e jurídico, garantindo que somente benefícios aptos a gerar crédito sejam incluídos em convenções coletivas e registrados no sistema;

  
  

• Realizar revisões periódicas das obrigações acessórias, de forma a conferir consistência e precisão às informações prestadas;

• Implementar auditorias internas e rotinas de compliance tributário que revisem contratos, notas fiscais e documentos coletivos antes de qualquer lançamento.

Na prática, a lógica é simples: cada crédito só será aceito se obedecer rigorosamente à lei e estiver corretamente informado na plataforma da Receita. Erros que antes poderiam ser corrigidos no curso de uma fiscalização, agora se convertem imediatamente em maior desembolso tributário e, em muitos casos, em multas pesadas.

7.         Conclusão

A Reforma Tributária, ao unificar tributos sobre o consumo e estabelecer novas regras para a apropriação de créditos de IBS e CBS, não trouxe apenas mudanças técnicas na esfera fiscal. Ela alterou a própria lógica das relações de trabalho, reposicionando o papel das Convenções e Acordos Coletivos de Trabalho como instrumentos não apenas de proteção de direitos, mas também de planejamento tributário.

O art. 57 da LC nº 214/2025 é claro ao condicionar o reconhecimento de créditos tributários à concessão de benefícios previstos em instrumentos coletivos. Isso significa que cada cláusula negociada pelo RH e pelo sindicato pode gerar não só impacto social, mas também efeito financeiro imediato na carga tributária da empresa. Benefícios como plano de saúde, vale-refeição, transporte, creche e educação, quando estruturados corretamente, podem ser convertidos em créditos que reduzem o IBS e a CBS a pagar.

Com a entrada em vigor do novo sistema, é importante observar o cronograma: já em 2026 começa a fase de testes, em que, embora a cobrança seja simbólica, os créditos e débitos deverão ser informados na plataforma unificada da Receita Federal. Isso exigirá das empresas total conformidade documental e integração entre RH, fiscal e jurídico. A partir de 2027, com a extinção de PIS e COFINS e a cobrança efetiva da CBS, os efeitos financeiros se tornam concretos, pois a apropriação correta dos créditos impactará diretamente o valor a recolher.

Nesse contexto, o RH deixa de ser um mero executor administrativo para assumir o papel de gestor estratégico da conformidade tributário-trabalhista. A integração entre RH, fiscal e jurídico torna-se indispensável para mapear benefícios, negociar cláusulas coletivas alinhadas à legislação e garantir que todas as informações alimentem corretamente o sistema da Receita Federal.

A mensagem é clara: a Reforma Tributária oferece a oportunidade de transformar custos trabalhistas em vantagens tributárias e competitivas. Por outro lado, traz riscos relevantes às empresas que ignorarem as novas regras do mundo empresarial.

O avanço das relações de trabalho, com a busca do equilíbrio entre o que atende adequadamente as expectativas do empregador e do empregado, cada vez mais dependerá da capacidade de negociação coletiva de forma inteligente, conciliando a valorização dos profissionais, a segurança jurídica e a eficiência tributária para as empresas.

Agir, desde já, é a chave para colher resultados positivos logo na transição e consolidar benefícios concretos nos próximos anos.

8.         Referências:

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